Il se peut que l’entreprise organise un repas pour fêter un évènement marquant, lancer un produit, présenter les vœux, commémorer une date importante ou tout simplement convier le personnel pendant la fête de fin d’année ou autres pour une bonne cohésion d’équipe. Le repas peut être en complément d’une cérémonie de remise de récompense, d’un gala, d’une soirée d’entreprise ou prendre une autre forme plus professionnelle comme un dîner d’affaires. Dans tous les cas, voici comment réussir un repas d’entreprise, des conseils qui s’adressent aux membres de l’équipe chargée de l’organiser.
Le lieu
Le repas d’entreprise doit se passer absolument en dehors de l’entreprise. Le mieux c’est de choisir un lieu assez éloigné, spacieux, calme et doté d’espace pour enfant si les membres de la famille des employés sont conviés. Un aménagement est nécessaire si la fête doit se dérouler inévitablement dans l’entreprise.
Le transport
Proposer un transport en commun pour tout le monde ou un covoiturage permet de consolider la cohésion dès le départ. Ainsi, chefs, agents, membres de la direction, hommes et femmes, stagiaires et salariés expérimentés peuvent se trouver dans une même voiture pour un team building parfait.
La date
Les salariés sont réticents quand il s’agit de participer à une fête d’entreprise le weekend surtout pour ceux qui ne travaillent pas le samedi. Le mieux est donc d’organiser la réception et le repas qui va avec le vendredi si possible. Faut aussi prévenir à l’avance les membres du personnel pour qu’ils puissent s’accorder du temps aux différents préparatifs (tenue, échange de cadeau éventuel, …).
L’heure
Les galas, les anniversaires d’entreprise et les repas d’affaires (dîner) devront être organisés en soirée. Par contre, les fêtes de fin d’année, la présentation de vœux des dirigeants et les remises de distinctions sont mieux s’ils sont organisés pendant la journée.
Le programme
La sécurité, l’ordre, la décoration, l’animation, tout doit être confié à un ou des professionnels de l’évènementiel. Il faut cogiter à l’avance en équipe le programme et les déroulements de la fête et demander au passage l’accord des supérieurs. Il faut transmettre par la suite ce programme aux professionnels chargés de le réaliser.
Le menu
Le gérant du lieu peut également prendre en main la préparation du repas. Dans le cas contraire, ceci doit être également confiée à un professionnel. Il s’agit de faire appel à un traiteur ou à un spécialiste de préparation de buffet. D’autant plus qu’il existe déjà bons nombres de traiteur en entreprise.
La boisson
Pas de problèmes pour les boissons hygiéniques. Par contre, la loi interdit le service de boissons alcooliques autres que le vin, la bière et le cidre sur le lieu de travail. Même s’il ne s’agit pas d’un travail, il est plus classe de servir du vin de qualité et du champagne durant l’évènement. En plus, c’est conforme à la loi.
Comment organiser un repas d’entreprise ?
Vous venez de le lire, il y a un certain nombre de choses à faire, si vous voulez réussir votre soirée d’entreprise avec vos collègues. Nous allons donc passer à l’étape supérieure, en vous expliquant cette fois, les choses à ne pas négliger pour la réussir. En effet, il ne s’agit pas seulement de trouver un restaurant et une date.
- Il va vous falloir dans un premier temps définir le motif du repas. Vous pouvez par exemple fêter la signature d’un contrat avec un gros client, organiser un repas pour les fêtes de fin d’année ou simplement pour faire le bilan annuel. En fonction de ce seul critère, vous devriez pour avoir une première estimation du nombre de personnes qui seront présentes.
- Un autre point important va être de fixer une date. Il va falloir vous y prendre suffisamment en avance pour que les autres salariés adhèrent à votre “projet”. Pour cela, vous pouvez mettre en place un sondage. Vous pouvez aussi rendre le repas obligatoire, mais dans ce cas, il faudra sûrement inclure le repas durant les heures de travail des salariés. La seconde option est loin d’être idéale. Si vous organisez un repas dans un lieu sympa, vous n’aurez certainement pas besoin d’en venir à cette solution.
- Le troisième point va être de définir le thème de la soirée. Vous n’aurez pas forcément besoin du même espace, si vous faites un repas de fin d’année avec des enfants ou si vous avez prévu d’organiser un Team building en plus de repas.
- Le dernier critère est la distance entre l’entreprise et le lieu du repas. Plus ce dernier sera loin, plus il y a de chance que vos collègues de travail se désistent.
Vous vous en doutez, tout cela va vous demander pas mal de temps. Il faut donc bien anticiper pour que l’organisation ne retentisse pas sur le reste de votre travail.
Enfin et contrairement à un simple repas entre collègues, vous allez devoir vous rendre dans les différents lieux que vous avez sélectionnés, pour voir s’ils correspondent en tout point à vos attentes. En effet, le site peut sembler parfait avec la description sur le site internet, mais en réalité, le lieu peut ne pas être adapté aux activités que vous avez prévues.
Il vous reste maintenant à définir quel sera le type de repas que vous souhaitez servir, ainsi que le traiteur qui va travailler avec vous.
